Przypomnienie o wizycie SMS‑em
Część nieobecności to zwykłe zapomnienie. Krótki SMS dzień przed wizytą przypomina klientce o terminie i daje jej czas na odwołanie, póki salon może jeszcze zapełnić miejsce. Podpowiadamy, kiedy go wysłać i co w nim napisać.
Kiedy wysłać przypomnienie
Najczęściej 24 godziny przed wizytą. Klientka ma wtedy czas, żeby zmienić plany albo odwołać termin, a salon może jeszcze zaproponować go komuś z listy chętnych. Przy wizytach wcześnie rano lepiej wysłać przypomnienie poprzedniego dnia wieczorem, a przy długich zabiegach albo usługach z zamawianymi materiałami warto przypomnieć wcześniej, na przykład 48 godzin przed.
Nie wysyłaj przypomnień w nocy. SMS o 23:00 albo o 6:00 bardziej irytuje, niż pomaga. Bezpieczne godziny to od 8:00 do 20:00.
Co powinno być w przypomnieniu
- nazwa salonu na początku, żeby klientka od razu wiedziała, od kogo jest wiadomość,
- dzień i godzina wizyty,
- informacja, jak odwołać albo przełożyć wizytę, i do kiedy można to zrobić bez utraty zadatku,
- przy pierwszej wizycie adres albo wskazówka, jak trafić do salonu.
Przypomnienie dotyczy umówionej wizyty, więc nie dodawaj do niego reklamy ani informacji o nowych usługach. Informacje handlowe wymagają osobnej zgody klientki na ich otrzymywanie.
Wzory przypomnień
Studio Anna: przypominamy o wizycie jutro, czw. 12.11, o 14:30. Do zobaczenia!
Studio Anna: przypominamy o wizycie jutro o 14:30. Zadatek 50 zł jest zaksięgowany. Do zobaczenia!
Studio Anna: przypominamy o wizycie jutro o 14:30. Jeśli nie możesz przyjść, daj znać SMS‑em na ten numer, żeby ktoś inny mógł skorzystać z terminu.
Studio Anna: do zobaczenia jutro o 10:00 na pierwszej wizycie. Jesteśmy przy ul. Różanej 5, wejście od podwórza.
SMS z polskimi znakami dzieli się na części co 70 znaków, więc im krótsza treść, tym lepiej. Przy wysyłce z telefonu salonu z nielimitowanymi SMS‑ami długość nie podnosi kosztu.
Przypomnienie z prośbą o potwierdzenie
Niektóre salony proszą w przypomnieniu o odpowiedź, na przykład „Odpisz TAK, jeśli będziesz”. To daje pewność przy klientkach, które odpisują, ale wymaga od recepcji sprawdzania odpowiedzi i dzwonienia do osób, które milczą. Klientka, która nie odpowiedziała, wcale nie musi zrezygnować, a odwołanie wizyty bez wyraźnej informacji od niej łatwo prowadzi do nieporozumień.
Prostsze rozwiązanie to przypomnienie bez prośby o odpowiedź, ale z jasną informacją, jak odwołać wizytę. Przy wizytach z wpłaconym zadatkiem potwierdzenie jest zbędne, bo wpłata sama w sobie jest potwierdzeniem.
Z jakiego numeru wysyłać
Najlepiej z numeru salonu, który klientki znają i na który mogą odpisać. Wiadomość od nieznanego nadawcy łatwo przeoczyć albo uznać za spam, a klientka, która chce odwołać wizytę, odpowie po prostu na SMS. Dlatego warto sprawdzać odpowiedzi na przypomnienia jeszcze tego samego dnia.
Ręcznie czy automatycznie
Przy kilku wizytach dziennie przypomnienia można wysyłać ręcznie, na przykład rano dla wszystkich wizyt następnego dnia. Przy większym grafiku łatwo o pomyłkę albo pominięcie klientki, a recepcja traci na tym czas. Automatyczne przypomnienia wychodzą zawsze o stałej porze, bez pamiętania o nich.
W zadatki.pl w pakiecie Pro przypomnienie wychodzi samo, 24 godziny przed wizytą z wpłaconym zadatkiem, z numeru salonu. Gdy ten moment wypada w nocy, SMS wychodzi o 20:00 poprzedniego dnia albo o 8:00. Przypomnienie można wyłączyć w ustawieniach salonu. W obu pakietach klientka dostaje też przypomnienie o wpłacie zadatku przed końcem ważności linku.
Przypomnienie a zadatek
Przypomnienie pomaga klientkom, które zapominają. Nie pomaga przy klientkach, które rezerwują kilka terminów w różnych salonach i wybierają w ostatniej chwili. Dlatego najlepiej działa razem z zadatkiem i jasnymi zasadami odwołania, które opisujemy w poradniku Jak zmniejszyć liczbę nieobecności w salonie. Ile kosztują salon puste terminy, policzysz w kalkulatorze strat z nieobecności.
Najczęstsze pytania
Kiedy wysłać przypomnienie o wizycie?
Najczęściej 24 godziny przed wizytą, między 8:00 a 20:00. Przy wizytach wcześnie rano poprzedniego dnia wieczorem.
Czy w przypomnieniu mogę dodać ofertę salonu?
Nie. Przypomnienie dotyczy umówionej wizyty, a informacja handlowa wymaga osobnej zgody klientki.
Czy przypomnienie wystarczy, żeby klientki przychodziły?
Pomaga tym, które zapominają. Przy klientkach, które rezerwują kilka terminów naraz, lepiej działa zadatek.
Kiedy zadatki.pl wysyła przypomnienie o wizycie?
W pakiecie Pro 24 godziny przed wizytą z wpłaconym zadatkiem. Gdy wypada to w nocy, o 20:00 dzień wcześniej albo o 8:00.
Opracowanie: zespół zadatki.pl (Przybylscy & Partners sp. z o.o.). Poradnik ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej.
