Lista rezerwowa w salonie
Odwołana wizyta nie musi oznaczać pustego fotela. Lista rezerwowa to krótka lista klientek, które chętnie przyjdą wcześniej, jeśli zwolni się termin. Wystarczy kilka zasad, żeby działała bez chaosu.
Czym jest lista rezerwowa
To zapis klientek, które chcą wizyty szybciej, niż pozwala grafik. Przy każdej osobie notujesz usługę, dni i godziny, które jej pasują, oraz to, z jakim wyprzedzeniem może przyjść. Gdy ktoś odwoła wizytę, nie szukasz zastępstwa od zera, tylko sprawdzasz listę.
W wielu salonach taka lista żyje w zeszycie albo w notatkach w telefonie, a część systemów rezerwacji ma ją wbudowaną. Forma nie jest najważniejsza. Liczy się to, żeby lista była aktualna i żeby każda osoba z recepcji wiedziała, gdzie jej szukać.
Kogo wpisywać na listę
- klientki, którym nie pasował żaden wolny termin,
- osoby czekające na popularne godziny, na przykład popołudnia i soboty,
- stałe klientki, które chętnie przyjdą wcześniej,
- osoby, które mieszkają albo pracują blisko salonu i mogą przyjść z krótkim wyprzedzeniem.
Przy zapisie zapytaj o zgodę na kontakt w sprawie wolnych terminów i o wygodny sposób kontaktu: SMS, telefon albo wiadomość. Dane z listy wykorzystuj tylko do umawiania wizyt i usuwaj je, gdy klientka nie chce już czekać.
Jak powiadamiać o wolnym terminie
Najprostsza zasada brzmi: kto pierwszy potwierdzi, ten ma termin. Wyślij krótką wiadomość do kilku osób naraz, z datą, godziną i usługą. Napisz, że termin trafi do pierwszej osoby, która odpisze. Dzięki temu nie czekasz godzinami na odpowiedź jednej klientki.
Przykład: „Dzień dobry, zwolnił się termin w czwartek o 15:00 na manicure hybrydowy. Termin dostaje pierwsza osoba, która potwierdzi. Pozdrawiamy, Studio Anna”.
Gdy odpisze kilka osób, podziękuj pozostałym i zapytaj, czy zostawić je na liście. Krótka i uprzejma odpowiedź sprawia, że klientki chętnie zapisują się ponownie.
Lista rezerwowa i zadatek
Lista działa tylko wtedy, gdy wizyty są odwoływane z wyprzedzeniem. Termin zwolniony dwie godziny wcześniej rzadko udaje się zapełnić. Dlatego lista najlepiej sprawdza się razem z zadatkiem i jasnym terminem odwołania, na przykład 24 albo 48 godzin przed wizytą. Klientka, która wpłaciła zadatek, odwołuje wizytę wcześniej, bo w terminie z regulaminu zadatek przechodzi na nową wizytę albo do niej wraca.
Osoba z listy, która przyjmuje zwolniony termin, też może wpłacić zadatek. Przy terminie na dziś albo jutro ustaw krótszy czas na wpłatę, żeby w razie braku wpłaty zdążyć zaproponować miejsce kolejnej osobie. W zadatki.pl wysyłasz jej link SMS‑em z numeru salonu, a wpłata od razu pojawia się w panelu. Kiedy zadatek wraca, a kiedy zostaje w salonie, opisujemy w poradniku Czy zadatek jest zwrotny.
Lista rezerwowa w kilkuosobowym salonie
Gdy w grafiku jest kilka osób, zapisuj przy klientce, do kogo chce się umówić albo czy pasuje jej każda stylistka. Zwolniony termin u jednej osoby często pasuje komuś, kto czeka na konkretną usługę, a nie na konkretną osobę. Ustalcie też, kto odpowiada za listę. Gdy pilnują jej wszyscy, w praktyce nie pilnuje nikt, a klientka dostaje dwie różne wiadomości o tym samym terminie.
Jak utrzymać listę w porządku
- raz w tygodniu usuń osoby, które mają już wizytę albo nie odpowiadają,
- zapisuj datę wpisania na listę, jeśli przy kilku chętnych pierwszeństwo ma mieć osoba, która czeka najdłużej,
- nie obiecuj konkretnego terminu, tylko kontakt, gdy coś się zwolni,
- przy dłuższych zabiegach pytaj, czy klientka zdąży się przygotować, na przykład zdjąć stary manicure.
Ile może dać lista rezerwowa
Każdy zapełniony termin to wizyta, której inaczej by nie było. Policz, ile wizyt w miesiącu odwołują klientki, i pomnóż przez średnią cenę zabiegu. To kwota, o którą walczy lista rezerwowa. Nawet dwa uratowane terminy w miesiącu przy cenie 150 zł to 300 zł przychodu, który inaczej by przepadł. Swoje liczby sprawdzisz w kalkulatorze strat z nieobecności, a inne sposoby na puste terminy opisujemy w poradniku Jak zmniejszyć liczbę nieobecności w salonie.
Najczęstsze pytania
Czy lista rezerwowa ma sens w małym salonie?
Tak. W salonie z jedną albo dwiema osobami każdy pusty termin to duża część dziennego przychodu, a lista z kilkoma nazwiskami często wystarcza, żeby go zapełnić.
Jak długo trzymać klientkę na liście?
Tak długo, jak czeka na termin. Co kilka tygodni warto zapytać, czy nadal chce być na liście, i usunąć dane osób, które zrezygnowały.
Czy klientka z listy też płaci zadatek?
Może, na tych samych zasadach co inne klientki. Przy terminie na ten sam albo następny dzień lepiej ustawić krótszy czas na wpłatę.
Opracowanie: zespół zadatki.pl (Przybylscy & Partners sp. z o.o.). Poradnik ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej.
