Jak wprowadzić zadatki w salonie i nie stracić klientek
Wiele salonów odkłada zadatki, bo boi się reakcji stałych klientek. Dobrze przygotowana zmiana przechodzi zwykle spokojnie. Oto kolejne kroki, od ustalenia zasad po wiadomość do klientek.
1. Ustal zasady
Zanim powiesz o zadatkach klientkom, odpowiedz sobie na kilka pytań:
- ile wynosi zadatek: stała kwota, na przykład 50 zł, czy procent ceny usługi,
- do ilu godzin przed wizytą klientka może ją odwołać albo przełożyć bez utraty zadatku, najczęściej 24 albo 48,
- co dzieje się z zadatkiem przy odwołaniu w terminie: przechodzi na nowy termin, wraca do klientki, czy klientka wybiera,
- ile czasu klientka ma na wpłatę, zanim rezerwacja zostanie anulowana.
Zadatek zawsze zalicza się na poczet ceny, więc klientka nie płaci więcej, tylko część wcześniej. To najważniejsze zdanie w całej komunikacji.
2. Zdecyduj, kogo obejmą zadatki
Nie trzeba od razu wprowadzać zadatku przy każdej wizycie. Wiele salonów zaczyna od wybranych sytuacji: nowych klientek, długich zabiegów, terminów w piątki i soboty albo klientek, które już raz nie przyszły. Po miesiącu łatwiej zdecydować, czy rozszerzyć zasadę na wszystkie wizyty.
3. Spisz regulamin
Klientka musi znać zasady przed wpłatą, inaczej trudno będzie zatrzymać zadatek przy nieobecności. Regulamin powinien opisywać kwotę, termin odwołania, zwrot, prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość i dane osobowe. Gotowy tekst z danymi salonu przygotujesz w generatorze regulaminu salonu, a zasady wyjaśniamy w poradniku Regulamin zadatku dla salonu.
4. Wybierz wygodny sposób wpłaty
Im szybsza wpłata, tym mniej pytań i mniej rezygnacji. Przelew na numer konta wymaga przepisywania danych, a salon musi potem dopasowywać wpłaty do wizyt. Link do płatności, w którym klientka płaci BLIK‑iem albo kartą, zajmuje jej kilka sekund. Porównanie sposobów znajdziesz w poradniku Płatność linkiem w salonie.
5. Uprzedź stałe klientki
Stałe klientki najlepiej dowiadują się o zmianie od salonu, a nie przy następnej rezerwacji. Wystarczy krótka wiadomość albo informacja przy wizycie, na przykład:
Dzień dobry, tu Studio Anna. Od 1 grudnia nowe rezerwacje potwierdzamy zadatkiem 50 zł, który zalicza się na poczet ceny wizyty. Wpłata zajmuje chwilę: dostanie Pani SMS z linkiem i zapłaci BLIK‑iem albo kartą. Wizytę można przełożyć albo odwołać do 24 godzin wcześniej. Dziękujemy, że jest Pani z nami!
Warto dodać informację w salonie, na stronie i w profilu w mediach społecznościowych, z linkiem do regulaminu.
6. Ustal datę startu
Zmiana powinna dotyczyć rezerwacji zawieranych od wybranej daty. Wizyty umówione wcześniej zostają na starych zasadach, bo klientka umawiała je, nie wiedząc o zadatku. Najprościej zacząć od pierwszego dnia miesiąca i podać tę datę w regulaminie.
7. Odpowiadaj na pytania spokojnie
Część klientek zapyta, dlaczego salon wprowadza zadatki. Szczera odpowiedź działa najlepiej: puste terminy po nieobecnościach blokują miejsca innym klientkom, a zadatek pomaga utrzymać grafik i ceny. Warto podkreślić, że zadatek nie jest dodatkową opłatą.
Jak mówić o zadatku przy rezerwacji przez telefon
Przy rozmowie telefonicznej wystarczy jedno zdanie po ustaleniu terminu, na przykład: „Rezerwację potwierdzamy zadatkiem 50 zł, który odliczymy od ceny. Za chwilę przyjdzie SMS z linkiem, wpłata zajmie kilka sekund”. Krótko, bez tłumaczenia się, z informacją, co klientka dostanie i ile ma czasu na wpłatę.
8. Sprawdź efekty po miesiącu
Porównaj liczbę nieobecności i późnych odwołań przed zmianą i po niej. Sprawdź też, ile klientek nie wpłaciło zadatku w czasie. Jeśli to dużo, wpłata może być za mało wygodna albo czas na nią za krótki. Koszt nieobecności przed zmianą policzysz w kalkulatorze strat z nieobecności.
W zadatki.pl recepcja wpisuje wizytę, klientka dostaje SMS z numeru salonu z linkiem, a przed wpłatą widzi regulamin z danymi salonu. Raport w panelu pokazuje, ile linków zostało opłaconych i ile zadatków zostało w salonie.
Najczęstsze pytania
Czy stałe klientki obrażą się za zadatek?
Rzadko, jeśli dowiedzą się o zmianie wcześniej i usłyszą, że zadatek zalicza się na poczet ceny. Część salonów zaczyna od zadatku tylko dla nowych klientek.
Czy zadatek obejmuje wizyty umówione przed zmianą?
Nie powinien. Nowe zasady dotyczą rezerwacji zawieranych od daty podanej w regulaminie.
Od jakiej kwoty zacząć?
Najczęściej od 30 do 50 zł przy krótszych zabiegach i od 20 do 50% ceny przy długich. Kwota powinna chronić termin i nie odstraszać.
Czy muszę mieć regulamin, żeby brać zadatki?
Klientka musi znać zasady przed wpłatą. Regulamin zbiera je w jednym miejscu i ułatwia zatrzymanie zadatku przy nieobecności.
Źródła
Opracowanie: zespół zadatki.pl (Przybylscy & Partners sp. z o.o.). Poradnik ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej.
