Czy brać zadatek od stałych klientek?
Wprowadzenie zadatku budzi zwykle jedno pytanie: co ze stałymi klientkami, które przychodzą od lat i nigdy nie zawiodły? Nie ma jednej dobrej odpowiedzi, ale są proste zasady, które pomagają podjąć decyzję.
Dwa podejścia
Część salonów bierze zadatek przy każdej rezerwacji, część tylko od nowych klientek i w wybranych sytuacjach. Oba podejścia są zgodne z prawem, jeśli zasady są opisane w regulaminie, a klientka zna kwotę przed wpłatą.
Zadatek od wszystkich
Największa zaleta to prostota. Recepcja nie musi oceniać, kto „zasłużył” na wyjątek, a żadna klientka nie czuje się traktowana gorzej od innych. Zasada jest jedna i łatwo ją wyjaśnić: „zadatek pobieramy przy każdej rezerwacji i zaliczamy na poczet ceny”. Przy kilku osobach w zespole ta prostota ma znaczenie, bo każda osoba na recepcji stosuje tę samą zasadę.
Wada: część stałych klientek może odebrać to jako brak zaufania. Pomaga spokojne wyjaśnienie, że zasada dotyczy wszystkich i chroni grafik, a nie jest oceną konkretnej osoby. Klientka, która przychodzi, nie płaci więcej, bo zadatek zalicza się na poczet ceny.
Zadatek chroni też stałe klientki
Stałe klientki też odczuwają skutki cudzych nieobecności. To one słyszą, że najbliższy wolny termin jest za dwa tygodnie, choć w grafiku co tydzień zostają puste miejsca po osobach, które nie przyszły. Gdy zadatek ogranicza takie sytuacje, terminy zwalniają się wcześniej i łatwiej je dostać. Warto to powiedzieć wprost, bo zmienia rozmowę z „nie ufamy Ci” na „pilnujemy, żeby Twój termin był dostępny”.
Zadatek w wybranych sytuacjach
Druga możliwość to zadatek wybiórczy: przy pierwszej wizycie, przy długich zabiegach, przy terminach w piątki i soboty albo u osób, które już raz nie przyszły. Stałe klientki z dobrą historią rezerwują wtedy bez wpłaty.
To podejście jest łagodniejsze dla stałych klientek, ale wymaga konsekwencji. Zasady wyjątków też powinny być w regulaminie, na przykład zdanie „Salon może poprosić o zadatek przy rezerwacji”. Dzięki temu prośba o zadatek nie jest zaskoczeniem, nawet gdy dotyczy klientki, która wcześniej rezerwowała bez wpłaty.
Kiedy wyjątek ma sens, a kiedy nie
- Wyjątek ma sens przy krótkich zabiegach u klientek, które od miesięcy przychodzą punktualnie albo odwołują wizyty z wyprzedzeniem.
- Wyjątek nie ma sensu przy zabiegach, do których zamawiasz materiały pod konkretną osobę, przy terminach, na które czeka lista rezerwowa, i w dniach, które zawsze są pełne.
- Zadatek wraca, gdy stała klientka nie przyjdzie bez uprzedzenia. Przy kolejnych rezerwacjach możesz wtedy prosić o zadatek, jeśli regulamin na to pozwala.
Decyzję ułatwia historia klientki. W zadatki.pl zakładka „Klienci” pokazuje przy każdej osobie wizyty z zadatkiem, nieobecności i odwołania, więc od razu widać, komu można zaufać.
Jak powiedzieć stałym klientkom o zadatku
Najlepiej zanim pierwsza z nich dostanie prośbę o wpłatę. Wystarczy krótka wiadomość albo post:
„Od 1 grudnia przy rezerwacji prosimy o zadatek 50 zł, który zaliczamy na poczet ceny wizyty. Robimy to, bo nieodwołane wizyty blokują terminy, na które czekają inne klientki. Wpłata zajmuje chwilę: dostaniesz SMS z linkiem i zapłacisz BLIK‑iem. Dziękujemy, że jesteś z nami”.
Warto podkreślić trzy rzeczy: zadatek nie jest dodatkową opłatą, wizytę można odwołać w terminie z regulaminu bez utraty pieniędzy, a wpłata jest szybka. O samej wpłacie piszemy w poradniku Zadatek BLIK‑iem przez link w SMS‑ie.
Jasne zasady w regulaminie
Niezależnie od podejścia zasady powinny być spisane. Klientka powinna wiedzieć przed wpłatą, kiedy salon prosi o zadatek, ile on wynosi, do kiedy można odwołać wizytę i co dzieje się z wpłatą przy nieobecności. Gotowy tekst przygotujesz w generatorze regulaminu salonu. O tym, jak ograniczyć puste terminy, piszemy w poradniku Jak zmniejszyć liczbę nieobecności w salonie.
Najczęstsze pytania
Czy można brać zadatek tylko od nowych klientek?
Tak, jeśli regulamin to przewiduje, na przykład zapisem, że salon może poprosić o zadatek przy rezerwacji. Ważne, żeby klientka znała zasady i kwotę przed wpłatą.
Jak sprawić, żeby stałe klientki nie poczuły się urażone?
Pomaga wcześniejsza informacja, jasne zasady odwołania i szybka wpłata. Zadatek zalicza się na poczet ceny, więc klientka, która przychodzi, nie płaci więcej.
Czy zadatek od stałej klientki może być niższy?
Tak. Kwotę ustala salon, a różne kwoty dla różnych klientek są dopuszczalne, jeśli zasady są opisane w regulaminie, a klientka zna kwotę przed wpłatą.
Opracowanie: zespół zadatki.pl (Przybylscy & Partners sp. z o.o.). Poradnik ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej.
